[탐방]청주시, 전국 최초 공간혁신 ‘공유좌석제’ 시행...3개 부서 벽 허물어 '소통·협업‘ 유도, 일단 ‘긍정적’
[탐방]청주시, 전국 최초 공간혁신 ‘공유좌석제’ 시행...3개 부서 벽 허물어 '소통·협업‘ 유도, 일단 ‘긍정적’
  • 이건수 기자
  • 승인 2019.06.13 14:14
  • 댓글 0
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- 부서 벽 허문 ‘공간 변화’를 통해 ‘일하는 방식’ 과 ‘조직문화’ 개선
- 탁 트인 쾌적한 환경, 자유롭고 수평적 공간으로 탈바꿈...업무효율성 UP
- 3개부서 직원들 매일 새로운 자리 기대감, 수평적 위치에서 ‘의사소통’ · ‘협업’
- 커뮤니티공간·회의실·폰부스·Bar형 테스크·미팅룸 등 큰 ‘호응’
- ‘공간이 사람을 움직인다’ 몸소 경험...선도적 공간 근무 ‘자부심’
- 공공기관, 기업체, 학교, 단체 등 벤치마킹 방문 및 전화 문의 이어져
- 민원인 불편한 점 키오스크 재구성 등 수시 ‘보완’...친밀한 민원 응대 노력
- 창의적 ‘업무공간혁신’ 선도해 공공청사 전반 ‘테스트베드’ 역할 기대
▲청주시가 지자체로는 최초로 지난 4월 8일부터 '공간의 변화'를 통해 '일하는 방식'을 개선하고 '조직문화'를 바꾸자는 취지로 3개 과에서  ‘공유좌석제'를 운영하고 있다.
▲청주시가 지자체로는 최초로 지난 4월 8일부터 '공간의 변화'를 통해 '일하는 방식'을 개선하고 '조직문화'를 바꾸자는 취지로 3개 과에서 ‘공유좌석제'를 운영하고 있다.

[청주=내외뉴스통신] 이건수 기자= 지난 6.13 전국지방동시선거에서 청주시장에 출마한 ‘한범덕’ 후보는 본보(2018.5.23 일자)와의 인터뷰에서 “옛날식 사무실 기능은 지양하고, 공무원들의 능력을 최대한 발휘할 수 있는 공간과 사무실을 제공해, 4차산업혁명을 선도할 수 있는 ‘스마트 오피스’ 기능을 갖춘 시청사로 건립해야 한다.”고 밝힌 바 있다.

이후, 당선된 ‘한범덕’ 청주시장은 “시청사 본관 3층의 공간혁신은 타 지자체에 모범이 될 만한 혁신 사례가 되기를 바란다”며, 지난 4월 8일부터 전국 지자체 최초로 기업의 벤치마킹을 통해 ‘공유좌석제’를 운영하고 있다.

SK하이닉스는 새로운 기업문화를 만들기 위해 ‘공유좌석제’를 도입했고, SK그룹 본사(서울 종로구 서린동)도 올 연말 ‘공유좌석제’를 전면 시행할 예정이다. 대웅제약도 공유좌석제와 비슷한 ‘자율좌석제’를 도입했다. 창가석, 듀얼 모니터석, 스탠딩석 등 당일 업무 스케줄에 따라 업무공간을 선택할 수 있게 했다.

제한된 공간에 나란히 앉던 획일적인 구조에서 벗어나, 매일 업무특성에 맞춰 업무공간을 선택할 수 있게 하는 ‘개방형 공유좌석시스템’. 이런 추세를 따라 공공기관인 청주시도 선도적으로 SK하이닉스 청주사업장을 벤치마킹해 시범 운영에 들어갔다.

▲ 3개 부서 직원들은 출근하면서 사무실 입구에 설치된 좌석 예약 키오스크로 가 좌석을 선택한 뒤 지문인식을 거쳐 사무실로 들어간다. (사진=이건수 기자)
▲ 3개 부서 직원들은 출근하면서 사무실 입구에 설치된 좌석 예약 키오스크로 가 좌석을 선택한 뒤 지문인식을 거쳐 사무실로 들어간다. (사진=이건수 기자)

그렇다면 두 달이 지난 운영 상황은?

정책기획과 ‘박종민’ 주무관 안내로 ‘공유좌석제’를 시행하고 있는 ‘비채나움’ 사무실을 딱 들어간 첫 인상은, 천장이 낮은 넓은 공간에 아늑한 카페 같은 분위기였다. 그동안 익숙해 있던 관공서 분위기와는 전혀 다른 모습이었다.

3개과(도시재생기획단, 정책기획과, 행정지원과) 직원들이 직급에 관계없이 본인이 예약한 자리에서 각자 편하게 업무를 보고 있는가 하면, 소통공간에서는 대화를 나누고 있고, 휴게 공간에서는 잠시 산책 나온 듯 편안히 쉬고 있는 직원, 회의실에서는 종이 없는 회의가 진행되고 있다.

또한, 폰부스에서는 편안하게 가족과 통화를 하고, 공용OA룸에서 클라우드 프린터가, 새로운 프로젝트를 개발하는지 집중업무실에서는 일에 열중하는 진지한 모습 등의 진기한 풍경들이 시야에 들어왔다.

이처럼 청주시가 시행하고 있는 ’공유좌석제‘는 일률적인 사무공간을 탈피해 자유로운 분위기에서, 서로의 원활한 의사소통과 아이디어 공유로 높은 업무 효율성을 제공하는 사무 시스템이다.

‘비채나움(비우고 채우고 나누어 새로움이 움트는 곳)’이라는 이름도 직원들이 머리를 맞대고 3개 부서를 합친 공간 이름을 찾던 중에 ‘정소연’ 주무관이 지었다. 순 한글에다 공간에 대한 다양한 의미도 내포하고 있다.

지금까지 일단은 직원들로부터는 ‘긍정적’ 반응이다. 예전 사무실은 조직의 장(長)을 위한 사무실이 주였고, 직원들은 다닥다닥 앉아서 근무했다. 그 틀을 깨니까 직원들은 긍정적인 반응을 보이고 있다.

앞으로 보완할 점도 있겠지만, 새롭게 사무실에 불어온 변화의 바람임에는 틀림없다. 이번 청주시 본관 3층에 협력과 소통을 위한 공간혁신 ‘공유좌석제’ 운영은 향후, 신(新)시청사에 테스트베드(시험공간) 분석 자료로 적극 활용할 계획이다.

▲사무실을 통합한 공유오피스 ‘비채나움’(비우고 채우고 나누어 새로움이 움트는 곳) 열림 행사(2019.4.8)
▲사무실을 통합한 공유오피스 ‘비채나움’(비우고 채우고 나누어 새로움이 움트는 곳) 열림 행사(2019.4.8)

칸막이를 다 없애고 공유 업무 공간인 ‘스마트 오피스’를 구축하는 이유는 빠르게 변화하는 근무환경에 유연하게 대처하기 위해서다. 비록 기업에서 벤치마킹해 시행했다지만, 지금은 다른 공공기관, 기업체, 학교, 단체 등 여러 곳에서 벤치마킹하러 찾아오고 전화 문의도 이어지고 있다.

‘박종민’ 주무관도 “처음에는 과장님, 팀장님이 옆에 앉아 있을 때 솔직히 부담스러웠다. 그러나 지금은 자연스러운 모습이 되어서 그런지 업무 보는데 크게 개의치 않게 됐다.”고 말했다.

그러면서 “예전에는 프린터가 자기 자리에 하나씩 있어 쉽게 종이를 인쇄하는 경향이 있어 낭비가 있었고 소음도 있었다. 그러나 프린터가 클라우드 공간으로 바뀌면서 종이도 절감되고 소음도 줄어 ‘인기 공간’이 됐다.”고 덧붙였다.

특히, 서로 부서 간 협조 사항은 빈번한데 서로 업무 공유 및 협업을 위해 모여 서로 상의할 공간이 부족해 어려웠었다. 그러나 벽을 허무니까 회의실이 세 개 마련돼 수시 회의를 통해 효율성을 높이고 있고, ‘커뮤니티공간’도 인기 공간으로 자리매김 하고 있다.

물론, 기존의 사무실의 장점은 과에 대한 소속감이 있어 좋고, 내 자리가 있으니까 안정감이 있었던 점도 사실이다. 그러나 소통부재로 자칫 부서 이기주의가 만연돼 있을 수 있었다. 그래서 벽을 허물고 공간을 혁신한 ‘공유좌석제’를 통해 소통의 부재를 탈피해 나가고 있는 것이다.

3개부서는 민원인과 접촉이 많은 편은 아니지만, 그래도 첫 방문 시 담당자를 찾는데 까다로워진 절차로 혹여, 더 접하기 어려운 새로운 시스템은 아닌지, 의혹의 눈초리를 거두지 못하고 불편함을 느낄 수 있는 시민에 대한 ‘배려’와 ‘보완책’도 간과해서는 안 될 것이다.

이상률 정책기획과장은 “앞으로 신시청사에 기존처럼 과를 세분화 시키는 방안보다는 연계(관련)부서가 다 같이 근무하면서 애로사항 등을 신속하게 소통하면서 처리할 수 있는 ‘공유좌석제’로 나갈 수밖에 없을 것이다.”라고 진단한다.

그러면서 “본관 3층 공간혁신 테스트베드를 통해 새로운 환경을 조성하는 것인만큼, 그동안의 운영 실태의 장단점을 계속 분석해 나가고 있다.”고 밝혔다.

이어, 이 과장은 “보다 질 좋은 시민 서비스를 제공하기 위해서는 공무원부터 혁신을 해야 된다. 혁신 요소는 크게 세 가지로 분류하는데 조직과 공무원 문화, 그리고 공무원 태도가 바뀌어야 되는데, 그것보다 더 우선시 되어야 하는 것이 ’공간혁신‘이다.“라고 강조한다.

“사무실 공간을 권위적으로 조성해 놓고 혁신을 주장한다는 것은 말이 안 된다. 간부급부터 기득권을 버리고 직원들과 평등하게 앉아서 소통하고 대화할 때가 혁신이 시작되는 것이다. 그래서 ‘공무원 혁신의 출발점은 공간혁신’부터 해야 한다.”고 거듭 주장한다.

‘공유좌석제’는 서열을 중시하는 딱딱한 공직사회에서 직급별 '지정좌석'을 폐지한 파격적 시도다. 부서 간 공간의 효율성, 수평적 의사소통, 편안하면서도 유연성을 가진 사고력을 통한 발상의 전환으로, ‘창의적 행정력’을 도출해 질 좋은 시민서비스를 제공하는 공익적 효과로 발전해 나갈지, 갈수록 모든 시선이 집중될 수 밖에 없는 것이다.

청주시의 모든 부서가 칸막이를 없앤 ‘공유좌석제’를 통해 공간혁신으로 나아가야 한다고 강조하면서 특히, 본인부터 과장이라는 기득권을 버리고 ‘공유좌석제’ 정착에 누구보다 앞장서고 있는 ‘이상률’ 정책기획과장을 만나 그동안의 추진과정과 두 달 시행결과, 그리고 앞으로의 보완점 등을 들어봤다.

▲ ‘이상률’ 정책기획과장(사진=이건수 기자)
▲ ‘이상률’ 정책기획과장(사진=이건수 기자)

- 지난 4월 8일부터 시행해 왔는데 현재까지 반응은.

“공간의 변화를 통해 일하는 방식을 개선하고 조직문화를 바꾸자는 취지로 ‘공간혁신’을 도입했는데 직원들은 대부분 만족하고 있다. 우선 사무실 환경이 탁 트이고 쾌적해졌으며, 예전보다 자유롭고 편안한 분위기 속에서 일할 수 있어서 업무효율성이 좋아졌다.

또 매일 자리이동에 대한 불편함보다 새로운 자리에 대한 기대감이 더 큰 것으로 보이고, 특히 기존에 없었던 커뮤니티공간이나 회의실이 큰 호응을 얻고 있다.”

- ‘공유좌석제’란.

“청주시가 전국 지자체 중 처음으로 도입한 ‘공유좌석제’는 한마디로 칸막이를 없앤 개방형 구조를 말한다. ‘협업과 소통’을 활성화하기 위해 직급 상하에 따른 공간의 차별을 없애고, 직급 구분 없이 좌석을 공유하는 시스템이다.

정책기획과, 행정지원과, 도시재생기획단 등 3개 부서 간 칸막이를 제거해, 50여명의 직원이 하나의 오픈된 공간에서 팀, 직급 구분 없이 근무하고 있다.

기존의 사무공간은 대화를 유도하기 어려운 폐쇄적 공간으로, 직급이 높을수록 넓고 편한 자리에 앉는 단절과 통제 중심의 수직적 공간이었다. 이러한 수직적 공간을 직급 구분 없는 자리배치를 통해, 소통과 협업을 유도하는 개방적·수평적 공간으로 탈바꿈했다.

▲(위) 라커룸(좌)과 미팅룸(우), (아래) 집중업무실(좌)과 폰부스(우)
▲(위) 라커룸(좌)과 미팅룸(우) / (아래) 집중업무실(좌)과 폰부스(우)

이외에 3개 부서 사무기기 통합 사용, 회의실이나 미팅룸 같은 협업공간 대폭 확대, 자유로운 소통과 휴식공간을 위한 커뮤니티공간, 개인통화가 가능한 폰부스, 창가에 바(Bar)형 테스크, 높낮이 조절이 가능한 모션테스크 등, 필요에 따라 다양한 업무활동이 가능한 근무환경이 달라진 특징이다.

‘공유좌석제’의 핵심은 클라우드컴퓨팅 기술이다. 일을 하려면 누구나 개인컴퓨터가 있어야 하는데, 클라우드컴퓨팅 기술을 통해 한 번 환경설정을 해놓으면 자리이동이 있어도 기존 컴퓨터처럼 나만의 환경 구현이 가능하다.

‘공유좌석제’를 통해 옆에 근무하는 직원들이 매일매일 바뀌어 다양한 직원들과 만남과 소통을 경험하고, 그 만남과 소통을 통해 새로운 생각과 아이디어가 창출되기를 기대하고 있다.

일반적으로 생각하면, 자리를 공유한다 해도 일찍 온 사람은 매일 같은 자리에 앉을 거라 생각하지만, 그런 점을 사전에 차단하고자 7~13석 정도를 6개 그룹으로 구분해, 좌석예약 시 그룹이 랜덤으로 지정되도록 설정해 한 자리에만 앉지 못하도록 조성했다.”

▲청주시 본관3층 평면도(변경전)
▲청주시 본관3층 평면도(변경 전)
▲공간혁신 '비채나움 평면도(변경 후)
▲공간혁신 '비채나움' 평면도(변경 후)

- 전국 최초 공공기관 청주시에서 ‘비채나움’ 공간혁신 ‘공유좌석제’를 시행하게 된 배경은.

“청주시청 본관 3층 ‘비채나움’은 정책기획과, 행정지원과, 도시재생기획단 등 3개 부서가 부서 간 칸막이를 없애고 하나의 공간을 쓰고 있다.

비우고 채우고 나누어 새로움이 움트는 곳이라는 ‘비채나움’ 의미처럼 불필요한 것들을 없애고, 새로움과 혁신으로 채워 넣고, 공간을 함께 나누어 쓰고, 그럼으로써 새로운 조직문화를 만들어내자는 취지이다.

요즘 GAFA(구글, 애플, 페이스북, 아마존)를 비롯해 국내외 기업들은 직원들의 일하는 방식을 변화시키기 위해, 공간의 중요성에 많은 관심을 갖고 있다. 부서별로 나뉘어 있던 칸막이 문화를 혁신해, 업무 효율성과 자율성을 극대화하기 위한 공간혁신 사례가 확산되고 있는 것이다.

이런 분위기는 기업뿐만 아니라 공공부문에서도 활발히 생겨나고 있는데, 행정안전부도 일하는 방식을 개선하고 수평적 조직문화 확산을 위해 우수사례집을 발간하고, 공간혁신 가이드라인을 제시하는 등 공공부문의 공간혁신 확산을 추진 중에 있어, 중앙부처 뿐만 아니라 지자체에서도 상당히 관심을 갖고 있다.

청주시도 지난 2014년도에 청주시와 청원군의 통합으로 조직이 거대해져, 부서간의 ‘소통과 협업’ 부재, 공직 특유의 ‘폐쇄성’ 등이 항상 문제가 되고 있어, 그 해결의 실마리를 찾다보니 공간의 중요성을 인식하는 계기가 됐다.

이처럼 ‘공간의 혁신’을 통해 ‘일하는 방식’과 ‘조직문화’를 바꿔 직원들의 ‘소통과 협업’이 활발해져, 창의적이고 혁신적인 생각이 많이 발휘돼, ‘시민서비스 향상’을 바라는 마음에서 추진하게 됐다.”

▲3개 부서 간 칸막이를 제거해, 50여명의 직원이 하나의 오픈된 공간에서 팀, 직급 구분 없이 근무하고 있는 사무실 상황을 설명하고 있는 '이상률' 과장(오른쪽)
▲3개 부서 간 칸막이를 제거해 50여명의 직원이 하나의 오픈된 공간에서 팀, 직급 구분 없이 근무하고 있는 사무실 상황을 설명하고 있는 '이상률' 과장(오른쪽)

- 시행 후 체감하는 효과는.

“무엇보다도 휴게공간 등에서 직원 간 만남의 빈도가 높아져서 활발한 소통으로 부서 간 협업이 자연스럽게 확대됐으며, 사무실 분위기도 다소 경직된 분위기에서 한층 더 편안하고 부드러운 분위기로 바뀌었다.

또한, 다양한 공간이 휴식과 만남의 장소로 활용할 수 있도록 다양한 가구를 배치해, 직원들 간 소통을 높이는 역할을 톡톡히 하고 있다.

이처럼 직원들은 자유롭고 수평적인 분위기 속에 ‘소통’과 ‘협업’이 활발해졌으며, 그리고 선도적 공간에서 근무한다는 자부심이 생겼다. 비채나움을 통해 ‘공간이 사람을 움직인다’는 걸 몸소 경험하고 있다.”

▲직원들에게 인기 있는 '커뮤니티공간' 모습
▲직원들에게 인기 있는 '커뮤니티공간' 모습
▲정책기획과 이상률 과장(왼쪽)과 박종민 주무관이 '휴게공간'에서 자유롭게 대화를 나누고 있다. (사진=이건수 기자)
▲정책기획과 이상률 과장(왼쪽)과 박종민 주무관이 '휴게공간'에서 자유롭게 대화를 나누고 있다. (사진=이건수 기자)

- 그래도 시행하기까지 구성원들이나 민원인 등, 제도적인 측면에서도 어려움도 있었을텐데.

“어려움이 없었다고 하면 거짓말일 것이다. 다들 아시다시피 무엇이든 변화한다는 건 결코 쉬운 일이 아니다. 시에서 추진하는 것이 단순한 변화가 아닌 말 그대로 혁신(묵은 풍속, 관습, 조직, 방법 따위를 완전히 바꾸어서 새롭게 함)이란 표현을 사용할 수밖에 없다고 생각한다.

구성원들에게 있어 어려운 점이 있다면, 간부 공무원들과 실무자들로 크게 구분해 볼 수 있겠다. 아무래도 팀장급 이상 직원들은 자신들의 기득권을 내려놓아야 하는 큰 결단이 필요했다.

저부터도 20여년 가까이 근무하며 올라온 자리인데, 다시금 실무급 직원들과 똑같은 환경에서 근무한다는 게 쉽게 용인하긴 힘들었을 거라 생각이 들었다.

또한, 실무급 직원들도 나름 현재의 공직문화에 순응하며 지내온 터라, 내 자리가 없이 매일매일 떠돌아다닌다고 생각을 했을 것이다. 실무자들이 보관해야할 서류들도 많고 이것저것 컴퓨터에 저장되어 있는 자료도 상당해서, 이런 것들을 정리하는 것만으로도 기존에 없던 일이 생겨나는 것이다.

그래서 토론회나 특강 등을 개최하고, 운영협의체도 구성해 직원들의 공간혁신에 대한 공감대를 형성하고자 노력했다.”

▲(위)회의실 전경, (아래)회의장면
▲(위)회의실 전경 / (아래)회의장면

- 현재까지 분석하고 있는 보완점은.

“기존 계획대로 운영되지 않는 ‘공간활용’의 문제는 원인을 분석해, 기존 기능을 찾을지, 아니면 새로운 기능으로 전환할지 고민하고 있으며, 고민의 결과에 따라 보완해야 할 사항이 도출될 것으로 보인다.

또한, 민원인들의 첫 방문 시 담당자를 찾는데 힘들어하시는 부분들에 대해서는 키오스크를 재구성해 처음 방문한 민원인도 쉽고 빠르게 직원을 찾을 수 있도록 보완할 계획이며, 직원들의 의견을 수시로 수렴해 불편·불만사항들을 지속적으로 개선해 나갈 계획이다.”

- 기대효과가 있는 만큼, 벤치마킹을 위한 방문 현황은.

“경기도 하남시는 시청사를 중축해 재배치를 할 예정으로 공간혁신 사례를 직접 보고, 배우기 위해 제일 처음 벤치마킹을 했다. 이후 충북개발공사, 녹색청주협의회, 농협 등의 다수의 기관에서 견학차 방문했다.

또한, 4급승진리더과정 교육 중인 공직자 20여명이 현장학습으로, 연세대 행정학과 학생들이 공유좌석제 연구차, 그리고 경북도청과 경기도청에서도 직원들의 창의적인 아이디어가 적극 발휘될 수 있도록 공간을 구성하고자 벤치마킹을 다녀갔다. 지금도 전화 문의가 끊이질 않고 있다.”

▲청주시 '공유좌석제' 벤치마킹 위해 방문한 (왼쪽)하남시청과 경북도청(오른쪽)
▲청주시 '공유좌석제' 벤치마킹 위해 방문한 (왼쪽)하남시청과 경북도청(오른쪽)

- 향후, 더 발전적인 ‘공유좌석제’를 위한 운영계획은.

“운영협의체 활동, 설문조사 등을 통해 개선점을 보완하고 장점을 적극 대외에 알리려고 한다. 아직 구체적인 계획은 없지만, 더 나아가서는 부서 간 장벽을 허물고 실험을 했던 것에서 한 발짝 더 내디뎌 건물의 경계, 일터와 집, 휴식공간의 벽을 허무는 완전한 형태의 ‘공유좌석제’도 꿈꾸고 있으며, 구체적으로는 신축중인 흥덕구청사와 청주시청사에도 적용할 계획이다.”

- 끝으로 한 말씀.

“우리시에서는 앞으로도 ‘공간혁신’을 지속 추진해 나갈 예정이다. '비채나움'처럼 직원 사무공간에 대한 혁신을 시작으로 도서관, 보건소 등 시민들의 위한 공간으로 확대해 나갈 계획이다.

이제 도서관은 단순 자료의 보존, 열람, 학습기능 중심에서 미래사회 변화대응, 커뮤니티 핵심 인프라로 역할 확대가 요구되고 있다. 도서관에 다양한 ‘재미요소’를 도입해 시민들 누구나 즐길 수 있는 도서관, 하루 종일 머물고 싶은 도서관으로 만들고 사회와 시민, 기업과 학교 그리고 타 문화시설과의 연계‧협업 등을 통해, 복합문화공간으로 변화될 수 있도록 꾸준히 노력할 것이다.

그런 의미에서 청주시 공간혁신의 첫걸음인 이곳 ‘비채나움’이 4차 산업혁명 시대 창의적 업무혁신을 선도해 향후, 공공청사 전반에 걸쳐 반영될 공간혁신의 테스트베드 역할을 할 수 있기를 기대하고 있다.”

 

geonbajanggo@naver.com

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